Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Tämä on yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Etelä-Suomen Sanomalehtimiesyhdistyksen jäsenille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, 12 ja 13 artikla)

1. Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä:

Henkilötietojen käsittelijä

Etelä-Suomen Sanomalehtimiesyhdistys ry

Y-tunnus: 0754083-5

osoite: Vasamakatu 6 a 1, 15100 Lahti

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa

Yhdistyksen sihteeri Eeva Ristkari, sposti: essy.yhdistys (at ) gmail.com p. 044 736 0853

Kenen tietoja käsittelemme?

• Jäsenet
• Palveluntoimittajat
• Sidosryhmät
• Henkilökunta
• Työnhakijat
• Verkkosivun kävijät

Mistä saamme tiedot?

• Jäsenen tiedot saamme jäseneltä itseltään ja Suomen journalistiliiton jäsenrekisteristä
• Palveluntoimittajan tiedot saamme tältä itseltään
• Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään tai julkisista tietolähteistä
• Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään
• Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään
• Verkkosivuston käyttäjästä tallennetaan IP-osoite, jos kävijä suostuu ottamaan vastaan evästeen

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

• Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa.
• Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
• Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.
• Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.
• Rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä.
• Verkkosivujen kävijätietoja säilytetään Googlen käyttöehtojen mukaisesti.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.

Henkilötietojasi voidaan säilyttää joissakin tilanteissa tätä pidempään. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuusuuden vanhenemisaika, joka yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.

Huom 2! Kaikki yhdistyksen itse tuottama, yhdistyksen toimintaan liittyvä aineisto säilytetään pysyvästi. Tällaista aineistoa ovat mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat.

Näitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, esimerkiksi:

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Työnantaja
• Henkilötunnus
• IP-osoite
• Ammattinimike

Oikeutesi

• Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
• Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
• Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
• Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen essy.yhdistys( at ) gmail.com. Pyynnössä tulee yksilöidä mihin/milloin syntyneeseen materiaaliin se kohdistuu.

Miksi käsittelemme tietojasi ja millä perusteella?

Yhdistys käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on jäsenpalvelujen tuottaminen yhdistyksen jäsenille. Yhdistys ylläpitää keskitetysti yhdistyslain 11 § mukaista luetteloa jäsenistään. Tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamisessa ja ammattiliiton toiminnassa sekä jäsenetujen hoitamisessa. Yhdistyksen yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa jäseniin markkinointia, jos jäsen on tähän suostunut. Muista kuin jäsenistä keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.

• Jäsenyyssuhteen hoitaminen ja jäsenten edunvalvonta – sopimus, oikeutettu etu
• Asiakassuhteen hoitaminen- sopimus, oikeutettu etu
• Markkinointi – oikeutettu etu
• Sidosryhmätoiminta – sopimus, oikeutettu etu

Kuka muu käsittelee tietojasi?

Yhdistys käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat keväällä 2018 mm.:

• yritys 1 – esim jäsenlehden painaja/postittaja
• yritys 2 - taloushallinto
• yritys 3 – it-palveluntarjoaja, käytännössä yhdistyksen virallisen sähköpostin palveluntarjoaja

Säännönmukaisia luovutuksia tai siirtoja tehdään jäsenetujen osalta ja ainoastaan niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista jäsenelle. Tietojen luovuttaminen tarkoittaa sitä, että vastaanottaja voi käyttää tietoja esimerkiksi omassa markkinoinnissaan. Tietoja siirrettäessä vastaanottaja saa käyttää tietoja vain yhdistyksen ohjeiden mukaan. Tietoja siirretään tai luovutetaan vain tarvittavassa laajuudessa, eli esimerkiksi lehden painavalle taholle ainoastaan jäsenen nimi ja osoite.

Kuinka suojaamme tietosi?

• Suojaamme internetyhteyden (https)
• Käytämme henkilötietoja koskevaan viestintään salattua sähköpostia
• Käytämme palomuuria
• Salaamme tietoja (kryptaus)
• Rajaamme tietoihin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat
• Yhdistyksen tiloissa on kulunvalvonta, ja paperiarkistoja säilytetään lukituissa tiloissa

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.